众所周知，监理资料是履行监理合同、现，是评定监理工作、界定监理责任的原始记录，是工程过程中的质量、进度、投资、安全控制和合同、信息管理监督以及现场协调工作的真实反映，同时也是监理工作质量的体现。
监理文件资料里蕴涵着庞大的工程管理知识体系，做好监理资料的有效管理是促进项目管理的重要手段，所以不少的监理公司对监理资料管理有着严格的标准，监理公司在工地准备专业的资料管理人员。 实践证明，监理文件资料的管控重点在于同步性、动态性。通俗地讲，经监理参与工作形成的、经项目监理机构签字盖章的均属于监理资料，监理资料管理过程中，同步是基础与保障。唯同步生成的监理资料方能体现真实性与有效性，发挥出监理管控成效。
下面就监理资料形成过程中，监理资料促进管控的一些方面进行具体阐述。
一. 监理公司人员资格文件
(1) 监理公司所有人员的资格证书复印件在齐全、有效的基础上应同步建立动态管理台账进、调离等变动情况。
(2) 总监理工程师及其他监理机构成员发生变动情况均须事先向业主提出申请，并经业主同意，留存相关书面记录。
(3) 总监变更文件日期前后与签署的监理资料须相互对应;总监任命书、质量终身承诺书等重要文件的签署日期不可留空，须加盖总监执业印章的文件应及时加盖。
监理机构人员组织架构明晰，职责分工明确，监理人员资格证明文件齐全等是监理工作顺利开展的核心保障。
（图一：工程监理资料管理）
二. 监理规划、监理实施细则的编制及审批
1) 监理规划应按照监理规范要求由总监理工程师负责编制，经监理企业技术负责人审批后方可实施。实施前应及时对监理机构内部及施工单位项目主要管理人员进行书面交底。实施过程中若遇到重大
条件的改变应及时补充修改，完善审批程序。
2) 监理实施细则应在施工方案报审过程中同步编写，要结合本工程特点提高针对性。实施过程中若遇到实际情况或条件发生改变时，还应及时修改补充，完善审批程序。
3) 若监理规划、监理实施细则中依据的规范和标准文件进入复审期，应及时进行局部修订，更新相关标准和规范，监理规划和监理实施细则是监理机构编制的重要技术文件。文件内容合法依归、专业技术性强、签字盖章审批流程正确是监理工作的技术支撑。
三.施工组织设计、专项施工方案审批
(1) 监理公司应对施工组织设计进行动态核查，详细记录。针对审查时提出的意见应留有书面记录;若经多次修改审查，则每次的审查记录及整改情况的书面资料应留存完整，记录好审查日期，在监理日志中作相应记录，确保监理审查工作留有书面痕迹，审查结论应明确。
(2) 对超过一定规模的危险性较大的分部分项工程施工方案，须经专家论证评审，总监及相关监理人员应参加专家论证会议，专家评审前后的监理参与记录要留存完整。专家评审前，监理应先进行程序性审查，并签署详细的审查意见。经专家评审的专项施工方案应有专家评审回复意见，施工单位对专家意见的回复须经专家确认。
督促施工单位及时报审施工组织设计、专项施工方案。对方案编制审批程序进行有效核查是体现监理管控工作的重点，是现场施工顺利开展的技术保障。
四.总包、分包单位资格审查文件
(1) 应全面审查总包、分包单位资质及人员资格资料，包括资质证书、营业执照、安全生产许可证、类似工程业绩、质量情况、专职管理人员和特种作业人员的资格证书等。及时建立动态审核台账，对总包、分包单位的专职管理人员的到岗情况应进行动态核查并留有书面记录，对项目经理的到岗情况应着重记录。
(2) 总包、分包单位人员资格报审文件(资格证书复印件)应与监理机构动态核查记录相对应，从开工到竣工，所有参与本工程建设的施工管理人员的资格证明文件应留存完整，前后衔接好。 监理对总包、分包单位资格文件的审查是确保合法施工的保障。
从上面整个工程流程上看，监理文件资料本就渗透在整个工程项目监理实施过程中的每一一个环节，如毛细一般，影响着工程监理服务质量，是促进监理管理提升水平的重要手段。监理公司应当不断提高管理视角，从工程管理学的角度出发去对待监理文件资料的同步性与有效性管理。强调以事前控制为主，从大处着眼，细处着手，注重团队合作，方能做到在做好监理资料的同时，促进整个监理过程的管控工作，不断提升监理业务水平。
